Mit einem Bildungsgutschein der Bundesagentur für Arbeit, eines Jobcenters oder einer Leistungsbewilligung z. B. von der Rentenversicherung können Sie Ihre Auslagen teilweise erstattet bekommen. Erstattungsfähig sind jene Kosten, die notwendigerweise anfallen, um den Abschluss der Weiterbildungsmaßnahme erfolgreich zu erreichen. Hier ein Überblick über die Erstattungskategorien:

A    Allgemeine und persönliche Lernmittel  
B    Bücher gem. Bücherliste der Schule
C    Seminare, Exkursionen und Studienfahrten
D    Schulgeld und Prüfungsgebühren
E    Drucken und Abschlussarbeiten
F    Digitale Lernmittel (Hardware); Computer/Laptop
G    Individuelle Lernbedarfe

Bitte laden Sie aus dem Downloadbereich unseren Flyer Hinweisblatt zu den Kostenerstattungen. Dieses informiert Sie im Einzelnen darüber, zu welchen Kosten Sie eine Erstattung bekommen können, welche Besonderheiten hierzu beachtet werden müssen und wie Sie eine Erstattung beantragen.

Voraussetzung für die Erstattung von Kosten

Bevor Sie bei uns einen Antrag auf Kostenerstattung stellen, müssen Sie zwei Dinge tun:

(1)   Anmeldung an der Schule: Sie melden sich an Ihrer Schule als geförderte Teilnehmer/-in an und geben den Bildungsgutschein oder Leistungsbescheid im Sekretariat der Schule ab. Die Schule startet daraufhin einen Aufnahmeprozess, schließt mit Ihnen einen sog. „Teilnehmervertrag“, meldet uns Ihren Namen, das Bildungsziel, den Beginn der Maßnahme, die Nummer des Bildungsgutscheins und übersendet uns Ihren Bildungsgutschein (BGS) oder Leistungsbescheid. Wir registrieren Sie als geförderte Teilnehmer/-in und übersenden den BGS an die zuständige Stelle und an Ihre Schule als Kopie.Wichtig: Bitte notieren Sie sich Ihre Kundennummer (Nummer des Bildungsgutscheins) bzw. Ihre Rentenversicherungsnummer. Sie benötigen diese Nummer für Erstattungsanträge.

(2)  Anmeldung bei der GTS: Hierzu nutzen Sie das Webformular "Meldung Kontaktdaten für Kostenerstattungen" https://azav-formulare.kultus-bw.de/kontaktdaten. Mit diesem Webformular übersenden Sie uns einmalig Ihre Daten, die wir für die Bearbeitung von Erstattungsanträgen benötigen. Dies geschieht vor dem ersten Erstattungsantrag. Einzugeben sind: Name, Bildungsmaßnahme, Schule, Wohnadresse, E-Mail-Adresse, Bankverbindung (IBAN). Ferner müssen Sie der Datennutzung zustimmen. Wir gleichen Ihre Angaben mit den von der Schule gemeldeten Daten ab und Sie erhalten die Nachricht, dass Sie Kostenerstattungsanträge einreichen können.

Beantragung einer Kostenerstattung

Um eine Kostenerstattung zu beantragen nutzen Sie das Webformular „Antrag auf Kostenerstattung für geförderte Teilnehmende“ https://azav-formulare.kultus-bw.de/erstattung. Und so geht das: Damit wir Sie zuordnen können geben Sie bei jedem Antrag Ihren Namen, die Kundennummer (Nummer des Bildungsgutscheins) bzw. Ihre Rentenversicherungsnummer und die Schule an. Dann geben Sie je Kostenkategorie den Gesamtbetrag Ihrer Auslagen ein. Passend zu diesem Betrag müssen jeweils Belege (z. B. Rechnungen, Quittungen) hochgeladen werden. Achten Sie auf Vollständigkeit und Lesbarkeit. So geht’s: Alle Belege je Kategorie markieren und dann „hinzufügen“. In welcher Höhe Ihre Auslagen erstattungsfähig sind entnehmen Sie im Detail unserer Übersicht (Seite 2). Ihr Antrag wird von uns geprüft. Sie erhalten eine Nachricht per E-Mail über die Höhe der Erstattung. Bitte beachten Sie: Unvollständige Anträge können nicht bearbeitet und müssen nochmals neu gestellt werden. Um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren stellen Sie, wenn möglich, keine Anträge, die unter einem Betrag von 20 Euro liegen und fassen Sie mehrere Auslagen in einem Erstattungsantrag zusammen.